Privacy reglement

Inleiding

Kinderdagverblijf De Appelboom hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Kinderdagverblijf De Appelboom houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid.
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
  • passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren.

Als kinderopvangorganisatie zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Naam: KDV De Appelboom
Directie: Sükran Durmus Öztürk
Mail: info@kdvdeappelboom.nl
Telefoon KDV De Appelboom, Purmerweg: 020 – 774 82 15
Telefoon KDV De Appelboom, De Banne: 020 – 362 95 78

Gegevens klanten

In dit privacystatement wordt de term klant of ouder gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q. verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar heeft en die het contract met Kinderdagverblijf De Appelboom heeft ondertekend. Hierbij gaat Kinderdagverblijf De Appelboom ervan uit, dat deze ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere ouder (niet zijnde contractouder).

De ouder c.q. verzorger die geen contract met Kinderdagverblijf De Appelboom heeft, kan indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zoals omschreven in dit privacyreglement, dit doen in afstemming met de contractouder.

Doel gegevensverwerking

Kinderdagverblijf De Appelboom verzamelt alleen gegevens van klanten (ouders en kinderen) in het kader van de uitoefening van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:

·het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst;
·het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;
·het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen;
·het informeren van ouders, voogden en verzorgers van de kinderen door middel van een nieuwsbrief;
·het aanvragen van subsidie/toeslagen.

Gegevens die worden vastgelegd

Kinderdagverblijf De Appelboom legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang van de kinderen van de ouders.

Inschrijving
De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouders. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en Kinderdagverblijf De Appelboom voor het opvangen (dagopvang en buitenschoolse opvang) van de kinderen van betreffende klanten op één van de locaties van Kinderdagverblijf De Appelboom.

Kind
o Naam
o Adresgegevens
o BSN kind
o Geboortedatum
o Soort opvang
o Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is

 Ouders
o Naam

O Geboortedatum
o Adresgegevens
o Telefoon (vast, mobiel, werk)
o Email
o BSN ouders
o IBAN ouders

Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

Opvang
Kind dossier met hierin de volgende gegevens:
·Kindgegevensformulier
·Observaties
·Afsprakenformulier BSO
·Verklaring medicijntoediening*
·Bekwaamheidsverklaring voor het uitvoeren van medische handelingen

·Actieplan medisch handelen inzake wet BIG
·Verslag ouder gesprek*
·Kindverslag groepsoverleg
·Overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen

* Gegevens worden vastgelegd door de pedagogisch medewerker. De met een sterretje gemarkeerde zaken worden (mede) door ouders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genomen.

Bewaren en bewaartermijn van gegevens
KDV De Appelboombewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Uitwisseling van klantgegevens met derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Wij als kinderopvangorganisatie geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Kinderdagverblijf De Appelboom wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, scholen, etc).

Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG:
Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover

  • een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang)
  • indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden
  • op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft. Kinderdagverblijf De Appelboom wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die Kinderdagverblijf De Appelboom heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:

·Kinderdagverblijf De Appelboom geeft in het kader van de Toeslag kinderopvang gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende ouder, genoten opvang).
·Kinderdagverblijf De Appelboom geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de begeleider/kind ratio.

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders ook uit te wisselen met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.).

De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking: Zorg om de omgeving van het kind (zorg om het kind betreffende ontwikkeling en geestelijke verzorging). Zorg om het kind betreffende ontwikkeling (intelligentieontwikkeling, ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/spraak etc., gedragsontwikkeling)

Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.

De gegevens over het kind aangaande de ontwikkeling die binnen een normale ontwikkelingslijn vallen, worden niet met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.) gedeeld zolang dit niet in het belang van het kind is. Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft Kinderdagverblijf De Appelboom de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen.
Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang is.

Gegevens medewerkers

Kinderdagverblijf De Appelboom gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van haar medewerkers. De volgende uitgangspunten zoals geformuleerd door de Autoriteit Persoonsgegevens worden hierbij gehanteerd:

• De verwerking van gegevens van medewerkers vindt alleen plaats voor toegestane en/of wettelijk verplichte doeleinden van verwerking zoals salarisuitbetaling, opleidingen, bedrijfsmedische begeleiding, de uitvoering of toepassing van wetten.
• Slechts de wettelijke toegestane en/of verplichte categorieën van gegevens worden verwerkt zoals naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot te volgen of gevolgde opleidingen, functie, aanwezigheid (in verband met uitbetaling salaris, verlofregistratie, etc.) of gegevens die verwerkt moeten worden op grond van een wet.
• De gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, leiding geven aan de medewerker of anderszins noodzakelijk zijn betrokken.
• De gegevens worden alleen verstrekt aan derden indien de medewerker hier ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven of indien dit noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht.
• De gegevens van de medewerker worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband is of de werkzaamheden van de medewerker zijn beëindigd tenzij er bij uitdiensttreding sprake is van een arbeidsconflict. In dat geval geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Langer bewaren van onderdelen van de gegevens van een medewerker gebeurt alleen voor zover noodzakelijk ter voldoening aan een voor dat onderdeel geldende wettelijke bewaarplicht en nimmer langer dan die termijn. Bovenstaand overzicht betreft een niet-limitatieve opsomming en is slechts bedoeld ter indicatie van het soort gegevens dat Kinderdagverblijf De Appelboom vastlegt.

Gegevens sollicitanten

Kinderdagverblijf De Appelboom gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van sollicitanten. Gegevens van sollicitanten bij Kinderdagverblijf De Appelboom worden in beginsel 4 weken bewaard. Afhankelijk van de uitkomst van de sollicitatieprocedure gelden de volgende richtlijnen:

Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure in dienst treedt bij Kinderdagverblijf De Appelboom worden de gegevens die onderdeel uitmaken van het sollicitatieproces opgenomen in het personeelsdossier.

Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure niet in dienst treedt bij Kinderdagverblijf De Appelboom dan worden de gegevens bewaard conform de keuze van de sollicitant. Bij aanvang van het sollicitatieproces kan toestemming gegeven worden om de gegevens langer dan 4 weken te bewaren. Hiermee geeft de sollicitant Kinderdagverblijf De Appelboom toestemming om de gegevens maximaal 1 jaar te bewaren en de gegevens te gebruiken om de sollicitant te benaderen voor vacante functies bij Kinderdagverblijf De Appelboom die aansluiten bij de motivatie en CV van de sollicitant.

Als de sollicitant akkoord geeft voor het bewaren van zijn of haar gegevens, zal na 1 jaar weer opnieuw toestemming aan de sollicitant gevraagd worden voor het verlengen van de bewaartermijn met 1 jaar

De gegevens zullen nooit aan derden doorgegeven worden. Na afloop van de bewaartermijn die van toepassing is op de individuele sollicitant worden alle gegevens met betrekking tot de sollicitant door Kinderdagverblijf De Appelboom verwijderd.

Overige afspraken en richtlijnen

Inzage, controle en wijziging van gegevens

Vanuit de AVG hebben klanten, medewerkers en sollicitanten het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te beperken, te verwijderen en op dusdanige wijze te ontvangen dat de gegevens makkelijk over te dragen zijn aan een andere organisatie.

In dat laatste geval gaat het alleen om digitale gegevens of persoonsgegevens die Kinderdagverblijf De Appelboom met uw toestemming verwerkt of die bedoeld zijn om de overeenkomst met u uit te voeren. Het inzagerecht houdt in dat ouders, medewerkers en sollicitanten een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens Kinderdagverblijf De Appelboom over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij Kinderdagverblijf De Appelboom binnen komt, zal Kinderdagverblijf De Appelboom de volgende informatie verschaffen aan de ouders:

·De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet
·De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden
·De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie gegevens worden verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.

Daarnaast hebben klanten, medewerkers en sollicitanten het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag worden gevraagd indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of als men niet langer toestemming wil geven voor het gebruik van zijn/haar gegevens.

Dit laatste is alleen mogelijk als Kinderdagverblijf De Appelboom de betreffende gegevens niet meer nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst kinderopvang of de arbeidsovereenkomst. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek, hoeft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door Kinderdagverblijf De Appelboom. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd. Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt.

Het is namelijk mogelijk dat Kinderdagverblijf De Appelboom een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. Kinderdagverblijf De Appelboom zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen.

Kinderdagverblijf De Appelboom zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren. Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord.

Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn.

Beveiliging van persoonsgegevens

Kinderdagverblijf De Appelboom neemt de bescherming van gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als de klant het idee heeft dat gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, kan er contact opgenomen worden via de vermelde contactgegevens.

 

Identificatie klant
Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders. Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren.

Cookies en aanverwante technieken
Kinderdagverblijf De Appelboom gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken cookies met een uitsluitend technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

Daarnaast plaatsen we cookies die het surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij het eerste bezoek aan onze website hebben wij al geïnformeerd over deze cookies en hebben we toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Afmelden voor cookies kan door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer op opslaat. Daarnaast kan ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderd worden. Zie voor een toelichting:
https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee

Datalekken

Wat is een datalek? Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze (mogelijkerwijs) leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van- of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Indien er kennis is van een datalek of een mogelijk datalek vragen we hier zo snel mogelijk melding van te maken. Wij pakken meldingen zo spoedig mogelijk op voor nader onderzoek en nemen die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en ons te voorkomen. Zoals de wet vereist wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

Klachten

Mocht er een klacht zijn over de verwerking van je persoonsgegevens vragen we hierover met ons contact op te nemen. Komt men hier niet met ons uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Er is het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Wijziging van dit Privacy Statement

Kinderdagverblijf De Appelboom kan dit Privacy Statement aanpassen. De meest actuele versie van het Privacy Statement is altijd via onze website te raadplegen.



bottom